Skupaj s psihologom in specializantom coachinga organizacijske transakcijske analize Kovačič Jan -om raziskujmo temo “7 elementov upravljanja časa” in veščine povezane z upravljanjem samega sebe“. Webinar je potekal 23. aprila v skupini več kot 50 udeležencev, ki so skupaj raziskovali odgovore na vprašanja:

• Zakaj je upravljanje s seboj in upravljanje časa tako pomembna veščina za delo in življenje?
• Zakaj je tako pogosto neprijetno doživljanje pomanjkanja časa?
• Zakaj je pomembno, da se učimo tehnik za uspešno izrabo časa?
• Kako deluje naš delovni spomin?
• Kako lahko povečamo svojo kognitivno učinkovitost?
• Kaj točno mi bo omogočilo izboljšanje svoje operativnosti oziroma delovnega spomina?
• Kaj točno mi bo pomagalo pripraviti dober TO-DO seznam?
• Kaj točno lahko naredim, da bolje prioritiziram svoje odgovornosti?
• Kaj točno so vedenja uspešnih ljudi, ki dobro izrabljajo čas?

7 ELEMENTOV UPRAVLJANJA ČASA

Samoregulacija je duševni proces, ki omogoča upravljanje s časom in uspešno izrabo časa. Povezan je s sposobnostjo delovnega spomina, ki je navadno omejena na 7 +/2 enoti, lahko pa jo bistveno izboljšamo, z uporabo orodij. Kot orodja imamo v mislih mnemotehnike in tehnike samoregulacije ter tehnike za uspešno izrabo časa. Človeški delovni spomin deluje podobno kot delovni spomin na računalniku (RAM). Zelo učinkovito izpolnjuje svoje delo, če je osredotočen in v ozadju ne potekajo še drugi procesi. To pomeni, da je zelo pomembno, da svoj delovni spomin “izpraznimo” vseh drobnih (in manj pomembnih) informacij, ki nam rojijo po glavi. S tem omogočimo fokus in doseganje večje uspešnosti pri opravljanju nalog. Hkrati pa sledi tudi dober občutek, več samozavesti in več ustvarjalnosti. 

V webinarju je psiholog Jan Kovačič predstavil svojo praktično izkušnjo z uporabo metode “Getting things done” ali “Gremo to dokončat” avtorja Davida Allena. Knjiga je dostopna tudi v slovenski izdaji, ima pa pomanjkljivost in je polna slovničnih napak. Za začetek si lahko ogledate tudi kratko predstavitev v obliki YouTube videa.

V webinarju smo naredili smo naredili učinkovito časovno analizo. Ključ je v tem, da se dobro samozavedamo kaj vse nam roji po glavi. Pomemno je, da zapišemo vse odgovornosti, naloge in zadolžitve. Tako tiste povezane s službo, kot tiste povezane z domačim delom.

Potem sledi načrtovanje svojega časa, kjer je pravi korak, da vemo “zakaj” nam je naloga pomembna, “kako” jo lahko izvedemo in “kaj” je prvi naslednji korak. Trudimo se, da dopolnimo svoje načrte in dopolnimo “TO-DO” liste s pomembnimi alinejami, koraki za uspešno delo. Zapišemo tudi ideje, ki niso izvedljive v tem trenutku.

Trerje vedenje je nekje vmes med samozavedanjem in samokotrolo. Za vsako odgovornost, ki  smo jo sprejeli v svoj “učinkovitostni plan” opravimo kratko analizo s pomočjo “Eisenhowerjeve matrike”. Ocenimo koliko nam je zadolžitev pomembna in koliko je nujna. Tako smo dobili vrstni red zadolžitev, ki jih bomo opravili.

Nato pa sledi izvajanje, samokontrola ob izvajanju in skrb za samodisciplino. Sestavimo izvedljiv urnik, se organizirano lotimo dela in strmimo k vzpostavljanju novih navad. Ob tem spremljamo svojo uspešnost in se pohvalimo za opravljeno delo.