Kako vodja doseže učinkovito upravljanje s časom?

Kaj sploh je upravljanje s časom?

Upravljanje s časom je skupek vedenj in strategij,  s katerimi lahko vodje dosežejo učinkovito izrabo časa z uporabo ciljno orientiranih dejavnosti. Gre torej za proces, pri katerem s pomočjo načrtovanja in nadzora nad porabljenim časom za določene dejavnosti povečujemo koristi v okviru časovnih omejitev ter tako izboljšamo učinkovitost in produktivnost.

»Dejstvo je, da ne morete upravljati časa; upravljate lahko le sami sebe.

Zato upravljanje časa zahteva samodisciplino, samokontrolo in samoupravljanje.«

Brian Tracy

Macan (1994) je vedenje, povezano z upravljanjem s časom razdelila na 3 dimenzije:

1. Postavljanje ciljev in prioritet: odločanje o tem, kaj nekdo želi doseči vsak dan ter kaj je bolj in najbolj pomembno;

2. Mehanika upravljanja s časom: uporaba vedenj in strategij upravljanja s časom (npr. izdelava urnika, seznamov stvari, ki jih moramo še narediti), udeležba treningov tovrstnih veščin ter branje knjig, ki le-te opisujejo;

3. Nagnjenost k organiziranosti: organiziran in metodičen pristop k delu.

Dimenzije vplivajo na občutek posameznika, da lahko upravlja s časom oziroma nadzoruje porabo časa. Ta občutek posredno vpliva na nižjo napetost zaradi dela in nižjo somatsko napetost, pozitivno pa vpliva na zadovoljstvo z delom in delovno uspešnost posameznika.

Model vedenj, povezanih z upravljanjem s časom (Macan, 1994)

Upravljanje s časom je veščina

Veščine lahko definiramo kot zmožnosti posameznika, da izvede oziroma dokonča določeno nalogo. Pomembno je, da se zavedamo, da lahko veščine razvijamo in s treningom postajamo vedno boljši. Večkrat ko ponovimo določeno dejanje, bolj se spreminja v navado, ki jo čez čas (po velikem številu ponovitev) začnemo delati popolnoma avtomatično.

Slednje velja tudi za veščino upravljanja s časom, saj večkrat ko uporabimo določeno tehniko ali metodo (npr. si postavimo prioritete in se jih držimo), bolj smo lahko učinkoviti pri upravljanju s časom. Raziskave kažejo, da trening veščin upravljanja s časom vodi do povečane pogostosti uporabe različnih komponent upravljanja s časom, sploh s postavljanjem ciljev in prioritet. Iz tega razloga je ključno, da zaposleni svoje znanje o učinkovitem upravljanju s časom sistematično prenaša v vsakodnevno prakso, tako na delovnem mestu kot tudi v zasebnem življenju. Sistematičen prenos znanja v veščino pa zahteva veliko samodiscipline in samokontrole oziroma z drugimi besedami »upravljanje s seboj«.

Upravljanje s seboj

Dejstvo je, da je pogoj za uspešno upravljanje s časom zmožnost upravljanja s samim seboj (angl. self-management).

Zakaj? Ker je pomemben sestavni del upravljanja s časom samodisciplina posameznika. Lahko naredimo najboljšo TO DO listo in postavimo jasne prioritet, pa nam to ne pomaga, če se zastavljenih planov ne držimo. Lahko smo odlično organizirani, a se vsa naša struktura poruši, ker se na dolgi rok ne držimo novih, izboljšanih navad in zapademo v stare vzorce delovanja. Zato je ključno, da se zavedamo, da gre pri razvoju veščine upravljanja s časom v bistvu za proces spreminjanja navad.

Navade pa so, kot pregovor pravi, železne srajce, ki jih je težko spremeniti.

Predvsem je potrebno veliko volje, motivacije in samodiscipline. Pri tem so nam v pomoč »psihološki triki«, s katerimi je menjava vzorcev dolgoročno bolj učinkovita in zahteva manj napora.

Samoupravljanje je tesno povezano z oblikovanjem navad. Vzemimo za primer, da si želimo vsak dan narediti dnevno listo opravil za naslednji dan – gre za vzpostavitev nove navade, ki jo lahko razložimo skozi tri korake: samozavedanje, samokontrola in samodisciplina.

Učinkovito upravljanje s seboj bomo dosegli v 3 korakih: samozavedanje, samokontrola in samodisciplina.

Korak #1: Samozavedanje

Je sposobnost vpogleda vase, svoje vrednote, motive in želje. Ključno je, da se zavedamo vseh prednosti, ki nam jih vzpostavitev nove navade prinaša. Zavedanje koristi in kako se vzpostavitev nove navade povezuje z našimi vrednotami in drugimi dolgoročnimi cilji, je motivacija, ki jo potrebujemo, da vzpostavimo novo navado.

Primer: Želimo pripraviti dnevno listo opravil za naslednji dan. Kaj torej pridobimo z vzpostavitvijo omenjene navade? Pridobimo jasen seznam dosežkov naslednjega dne, kar nam daje večji občutek nadzora nad svojimi opravili, zaradi česar smo posledično bolj mirni in manj pod stresom. Ko naredimo tak seznam, nam teh informacij ni več potrebno zadrževati v mislih, kar privede do večje sproščenosti. Naslednji dan bomo tako lažje upravljali s svojim časom, tudi če vmes pride kaj nepričakovanega. Imeli bomo možnost združevanja podobnih nalog in bili posledično bolj učinkoviti.

Korak #2: Samokontrola

Ko imamo jasen cilj, strategijo in predvsem motivacijo za vzpostavitev nove navade, preidemo v naslednji korak – samokontrola. Samokontrola je opredeljena kot moralna mišica, ki jo obremenimo pri vseh odločitvah, ki jih ne sprejemamo iz navade. Dr. Roy Bumeister trdi, da moč volje ni niti lastnost niti sposobnost, temveč deluje kot mišica, ki jo torej lahko okrepimo, pa tudi preobremenimo. In ravno to mišico je tekom vzpostavljanja nove navade potrebno trenirati in krepiti.

Primer: V primeru pisanja dnevne liste opravil to pomeni, da je vsak dan preden zapustimo delovno mesto oziroma zaključimo dan, potrebno toliko samokontrole, da se (ne glede na vse) usedemo, razmislimo in naredimo dnevno listo opravil. To velja tudi v primerih, ko za to »nimamo časa« ali se ne počutimo, da bi to naredili. Samokontrola zahteva veliko časa, energije in volje, da vsak dan izvedemo novo navado.

Korak #3: Samodisciplina

Samodisciplina je zmožnost prepričati se, da narediš neko dejanje ne glede na tvoje čustveno stanje. Slednje zahteva trdno voljo in vztrajnost. Za vzpostavitev nove navade je namreč ključno, da naredimo zadostno število ponovitev. S povečevanjem števila ponovitev dosežemo, da določena aktivnost, dejanje postane nova navada in nam posledično ob njenem izvajanju ni potrebno toliko razmišljati, saj jo delamo avtomatično (potrebujemo manj samokontrole). Samodisciplina je zato eno pomembnejših razvojnih orodij in značilna lastnost uspešnih ljudi.

Primer: V našem primeru se to odraža v predanosti in vztrajnosti in da vsak dan, vedno znova in znova, naredimo dnevno listo opravil. Naredimo jo ne glede na naše počutje (ker nismo vsak dan motivirani oz. motivacija s časom upada). Ključno je, da se takrat spomnimo, zakaj smo z vzpostavitvijo nove navade sploh začeli, zakaj nam je to pomembno. Tako bomo lahko tudi v težkih časih ohranili aktivnost in tako skozi čas (in zadostno število ponovitev) vzpostavili navado priprave dnevne liste opravil.

»Vse, kar je v življenju vredno doseči, zahteva vajo.

V resnici ni življenje nič drugega kot samo dolga vaja; brezkončno nadgrajevanje naših premikov.

Ko razumemo pravilno mehaniko vaje, je naloga učenja nečesa novega nestresna izkušnja veselja in miru.«

Thomas Sterner