fbpx

Povratne informacije so zajtrk zmagovalcev

Brez dobrega zajtrka nimamo energije za optimalno dnevno delovanje. Prav tako zaposleni v delovni organizaciji brez povratnih informacij stradajo. Delujejo v vakuumu in se ne morejo izboljšati, prilagoditi ali razvijati.

V tem prispevku vam bomo predstavili:

  • Zakaj so povratne informacije za ljudje nujne?
  • Kako usmerjati vedenje s povratnimi informacijami?
  • V kakšni obliki podati povratno informacijo?
  • Na kaj moramo paziti pri podajanju povratnih informacij?

»Povratne informacije so zajtrk zmagovalcev.«

–Ken Blanchard

Temelj učinkovite komunikacije

Ker smo ljudje po svoji naravi socialna bitja, nas v veliki meri zaznamujejo mnenja drugih ljudi ter njihovo vrednotenje nas samih. Zato na oblikovanje in ohranjanje (pozitivne) samopodobe močno vplivajo izkušnje z našo okolico in odnosi z drugimi ljudmi. Ti nas pogosto besedno, še pogosteje pa nebesedno, vrednotijo preko opazovanja, pozornosti, pogovora, zaupanja, spremljanja ipd.

Za večjo delovno učinkovitost, sodelovalnost, prilagodljivost in s tem boljše delovne rezultate je torej potrebna dobra komunikacija, kar pomeni, da odpremo kanale za povratne informacije.

Organizacije, kjer so učinkovite in redne povratne informacije stalna praksa, imajo večjo konkurenčno prednost, saj povezujejo organizacijske cilje s kontinuiteto in fluidnostjo, spodbujajo ustvarjalnost, ustvarjajo zaupanje in usmerjajo posameznikovo motivacijo.

Ljudje v povprečju nismo dobri v dajanju ter sprejemanju negativnih povratnih informacij in to z dobrim razlogom: običajno se zaradi njih počutimo slabo.

Ker lahko negativne povratne informacije povzročijo, da se zaposleni počuti, kot da njegovo delo ni več varno, da je njegov status v podjetju ogrožen ali da ne izpolnjuje pričakovanj, se veliko vodij izogiba dajanju povratnih informacij.

Usmerjanje s povratnimi informacijami

Večini pozitivne povratne informacije prijajo, kljub temu pa lahko včasih celo pohvale pustijo v nas nelagoden občutek. Zato moramo vedeti, da čeprav lahko negativne povratne informacije škodijo našim občutkom, se brez njih ne bi nikoli učili na svojih napakah in sčasoma izboljšali svoje spretnosti in stopnje uspešnosti.

Verjetno ste se na svoji karierni poti že kdaj znašli na poziciji, ko vam vaša vodja ni nikoli podala navodil ali idej, kako se izboljšati. Če ste se, lahko razumete, kako frustrirajoče je, če se počutite, kot da ste obtičali in niste bili obogateni s potrebnimi viri za rast.

Povratna informacija je darilo.

Iz zapisanega bi torej lahko rekli, da je povratna informacija darilo, daril pa ni nikoli preveč, kajne?

Predstavljajte si, da bi prejemali povratne informacije o vsaki stvari, ki bi jo počeli čez ves dan. Od tega, da bi vam partner povedal, da je v kavi premalo smetane, do tega, da bi vam na poti v službo pet ljudi povedalo, da se vaši čevlji barvno ne ujemajo z vašo majico, od vaše vodje pa bi po vsakem sestanku prejeli e-mail sporočilo z negativnimi vidiki vašega obnašanja, ipd.

Od vseh negativnih povratnih informacij, bi bili mentalno izčrpani. Negativna povratna informacija namreč navadno zahteva spremembo, ljudje pa radi ostajamo v svoji coni udobja.

Zato si bomo v nadaljevanju pogledali, kako pravilno podajati povratne informacije ter kaj je potrebo pri tem upoštevati. Univerzalnega recepta, koliko povratnih informacij je ravno prav, torej ni. Ob upoštevanju naslednjih napotkov, pa bo vaše vodenje s povratnimi informacijami veliko bolj učinkovito.

Učinkovita povratna informacija mora biti povezana s posameznikom, ki je njen prejemnik, in je:

  • Pomembna: to pomeni, da je koristna za posameznika in proces učinkovitega dela
  • Natančna: to pomeni, da nastane na podlagi dejstev
  • Pravočasna: to pomeni, da jo opravimo v relevantnem času od dogodka
  • Specifična: to pomeni, da je usmerjena na točno opredeljene dogodke in vedenje
  • Lahko razumljiva: to pomeni, da jo predstavimo v preprostem jeziku

Učinkovite povratne informacije sledijo obliki strukturiranega sporočila

Tako pozitivne kot negativne povratne informacije naj sledijo zgornjim 5 točkam. Povratne informacije imajo vedno namen, da bomo lahko v prihodnosti naredil bolje ali pa se stvari lotili na drugačen način. Če povratna informacija izpolnjuje vse elemente, bodo posamezniku te informacije koristne in odprli mu boste okno za povečanje uspešnosti.

Morda lahko sledite preprostemu navodilu in vsebino povratne informacije pripravite v obliki strukturiranega sporočila (Kaj? Zakaj? Kako?).

strukturirano sporočilo

Na kaj še biti pozoren?

Za vsako ceno pa se pri dajanju povratnih informacij izogibajte uničevalnim kritikam, ki se nanašajo na osebnostne lastnosti posameznika in znižujejo stopnjo samospoštovanja. To namreč vpliva na upad delovne uspešnosti, na znižanje motiviranosti, morale in učinkovitosti.

Osredotočite se torej na vedenje posameznika, ki ga zaposleni lahko spremeni, svoje osebnosti namreč ne more. Zato skrbno izberite svoje besede, da boste z njimi lahko spodbujali, da posamezniki zaradi vaše povratne informacije postanejo boljši, ne pa da se počutijo kot manjvredna človeška bitja! Prav tako pa mu razložite, kakšni so vplivi njegovega vedenja na sodelavce, organizacijo in njegovo kariero.

Zavedajte se torej, da zaposleni potrebuje več pozitivnih kot negativnih informacij, v povprečju naj bo njihovo razmerje 4:1, njihovo podajanje pa naj bo med seboj ločeno (in ne v sendvič tehniki), a pri obeh vrstah upoštevajte, kar ste se do sedaj naučili. Da bo povratna informacija še bolj konstruktivna, z zaposlenim načrtujte razpravo, v katero vključite konkretne primere napačnega vedenja zaposlenega.

Zaključimo lahko torej, da je povratna informacija res zajtrk prvakov. Povratne informacije lahko močno izboljšajo timsko učinkovitost, sodelovalnost in na sploh spodbudijo hitrejše doseganje ciljev. Kakovostne povratne informacije so sredstvo napredka.

Strinjam se, da Uporabna psihologija zbira in hrani moje osebne podatke za pošiljanje izobraževalnih vsebin in občasnih novic o aktualnih priložnostih za izobraževanje.

imate vprašanje?
pišite nam.

Veseli bomo vsakega kontakta in se potrudili, da vam odgovorimo,
vas povabimo na kavo ali čaj in ustvarimo okoliščine za uspešno partnerstvo.

#UporabnaPsihologija

Jan Kovačič, univ. dipl. psih.,
direktor, vodilni svetovovalec in coach

Ljubljana, Slovenija

Mobi: 031-753-802
E-pošta: jan@uporabna-psihologija.si

 

Naziv: Uporabna psihologija in coaching, poslovno svetovanje, d.o.o.
Davčna številka: SI56114257
Matična številka: 9544160000
TRR odprt pri REVOLUT: LT30 3250 0343 7908 2909

BIC REVOLUT: REVOLT21

 

V podjetju tesno sodelujemo tudi z drugimi strokovnjaki in strokovnimi združenji:
Društvo psihologov Slovenije in Društvo študentov psihologije Slovenije
Inštitut za integrativno psihoterapijo in društvom Sinta v okviru SKZP
Slovenskim coaching združenjem

Center za psihodiagnostična sredstva, d.o.o. in Taktika plus d.o.o.
Platformo IXLY za e-coaching in e-testiranje.